Poznaj narzędzie, które ułatwi Ci delegowanie, nadawanie priorytetów i monitorowanie wykonywania zadań

Na przeczytanie tego wpisu wystarczą Ci 3 minuty.

W roli menadżera ważne jest sprawienie, by zespół był skoncentrowany na osiągnięciu celów i trzymanie „ręki na pulsie”. Zastanów się nad tym jaki jest Twój wachlarz sposobów na codzienną pracę z zespołem, jakie narzędzia Cię w tym wspierają?

Chcę Ci zarekomendować narzędzie, które przysłuży Ci się w delegowaniu zadań, zlecaniu priorytetów i monitorowaniu postępu ich realizacji. Gotowa?

Jednym z narzędzi, w którym możesz pracować zdalnie ze swoim zespołem jest Trello. Narzędzie jest proste i intuicyjne w obsłudze. Możesz założyć w nim tablice poszczególnym członkom zespołu, nadać uprawnienia podglądu i edytowania danej tablicy konkretnemu pracownikowi oraz sobie i dzięki temu usprawnić komunikację służącą delegowaniu zadań, nadawaniu priorytetów poszczególnym zadaniom, zmianie kolejności i monitorowaniu wykonania zadań przez pracowników. Jeśli platforma przypadnie Ci do gustu to możesz ją wykorzystać na własne potrzeby, do sporządzania krótkich notatek czy tworzenia własnych List zadań – zakładając tablicę przypisaną do własnego adresu e-mail.

Oszczędność miejsca na urządzeniu, łatwy dostęp dla uprawnionych osób i prosta edycja!

Z wykonanych na tej platformie notatek, list zadań, zamieszczonych grafik, plików, komentarzy możesz korzystać mając dostęp do Internetu. Przechowywanie tych treści na koncie Trello odciąży również pamięć na Twoim urządzeniu. W Trello możesz dodawać kolejne karteczki do kolumny „do zrobienia”, przenosić je do kolumny „w trakcie”, a następnie do „zrobione”. Tablice możesz spersonalizować dodając tło, naklejki, robiąc oznaczenia w celu wyróżnienia kluczowych treści. Możesz edytować nazwy poszczególnych kolumn, tytułów notatek, redagować opisy notatek, nanosić załączniki i komentarze, edytować treści. Wykonane zadania z łatwością odznaczyć korzystając z „Listy zadań”, obserwując przy tym procent realizacji całości zadania.

Jeszcze więcej korzyści… Oszczędność czasu i mniej maili w skrzynce!

Korzystając z tego rozwiązania możesz znacznie ograniczyć komunikację mailową i zapewnić sobie ciągłość dyskusji w jednym wątku do danego tematu. Z tym narzędziem możesz zapomnieć o luźnych notatkach, w których ciężko coś znaleźć, z pomocą lupki szybko znajdziesz interesujące Cię frazy. Dzięki Trello zamieścisz zadania na osi czasu wizualnie planując czas i przewidując obciążenie zadaniami. Skorzystaj także z Kalendarza by zobaczyć karty z datami w poszczególnych tygodniach. Używając Kokpitu możesz dodatkowo generować wykresy, robić wizualizacje i metryki do swojej pracy.

Podsumujmy… 😊

Z Trello możecie korzystać całym zespołem. Zorganizować swoją przestrzeń na tablicach indywidualnych członków zespołu, jak i rozdysponowywać zadania na wspólnej tablicy, do której dostęp ma kilka osób. Tym sposobem uniknięcie mnóstwa e-mail, zbierzecie zadania do wykonania i komentarze w jedno miejsce. Zadania do wykonania nie umkną z Waszej pamięci, używając kolorów z łatwością nadacie im priorytety, a korzystając z „List zadań” będziecie mogli śledzić postęp realizacji na pasku i w wyniku procentowym, a wszystko to posegregowane zgodnie z określoną kategorią – kolumną.

Notatkę wizualną możesz pobrać klikając tutaj.

Anna Libera – Koordynator projektów w Focus on Results