Jak skutecznie zarządzać sobą w czasie?
Poznaj 10 sprawdzonych sposobów działania
Na przeczytanie tego wpisu wystarczą Ci 3 minuty.
Czy zdarzyło Ci się rzucić się w wir zadań, a mimo to nie zdążyć z ich realizacją?
Jeśli tak, to skorzystaj ze sprawdzonych sposobów działania, by zwiększyć swoją produktywność.
1. Zadbaj o swoje otoczenie, dobrą organizację przestrzeni i uporządkowanie zaległych, a nadal nieprzedawnionych spraw, tak, by nie obciążały one Twojego umysłu, „wisząc nad Tobą”.
2. Zadania do wykonania zapisz na liście „To do” (rzeczy do zrobienia) – checkliście (liście kontrolnej) w wersji papierowej bądź elektronicznej. Dzięki temu oczyścisz swój umysł z ciągłego przypominania sobie co jeszcze powinnaś zrobić i będziesz mogła się skupić na realizacji poszczególnych zadań.
3. Spośród zadań, które zaplanowałaś do wykonania na dany dzień wyznacz trzy bardzo ważne, o wysokim priorytecie. Oprócz tych trzech, ustal jeszcze jedno zadanie najbardziej dla Ciebie istotne, które zobowiązujesz się wykonać tego dnia mimo przeciwności.
4. Określ konkretnie w jakich godzinach wykonasz zadania z listy „To do”, dzięki temu zobaczysz czy zmieścisz się w czasie jakim dysponujesz.
5. Weź pod uwagę bufor czasowy pomiędzy zadaniami, by nie mieć poślizgów – zawsze coś niespodziewanego może się wydarzyć. Planuj tak by skończyć wcześniej.
6. Jednocześnie sprawdź czy możesz skrócić planowany czas na realizację danego zadania o 20%- 30%. Jeśli zaplanujesz zadanie na ograniczony czas to będziesz pilnowała tego, by zmieścić się w tych ustaleniach i postawić na wysoką produktywność.
7. O ile to możliwe zacznij dzień pracy od najbardziej kluczowego zadania, tak by nic nie przeszkodziło Ci w jego zrealizowaniu w danym dniu.
8. Jeśli potrzebujesz wcześniej zająć się sprawami drobniejszymi ale równie ważnymi i pilnymi (np. bez ich wykonania będziesz musiała odpowiedzieć na ponaglające Cię w tych kwestiach wiadomości) to zrób to, a poziom satysfakcji ze sprawnego ukończenia zadań wzrośnie i przełoży się na motywację do dalszej pracy.
9. Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmie Ci mniej niż 2 minuty to nie odkładaj go na później tylko wykonaj je od razu, a dzięki temu nie będziesz musiał dłużej o nim pamiętać i wracać do już częściowo rozpoczętej sprawy.
10. Korzystaj z narzędzi, które ułatwią Ci pracę, zapoznaj się z działaniem aplikacji takich jak np. Todoist, Evernote, Trello, Asana, Monday, Nozbe, Google Calender – wybierz tę, która będzie dla Ciebie najdogodniejsza i zwiększy Twoją produktywność.
Ja od kilku lat używam m.in. Trello, ponieważ cenię go za prostotę i przydatność funkcji. Tam zapisuję zadania do wykonania, nadaję im priorytety, segreguję je i szybko docieram do notatek i załączników z przeszłości. Przesuwanie wykonanych zadań do sąsiedniej kolumny i spoglądanie na efekt pracy podnosi mój poziom motywacji do dalszego działania.
Sprawdź też kolejne wpisy, w których omawiamy funkcjonalności wymienionych narzędzi ułatwiających planowanie i organizowanie pracy.
Jestem bardzo ciekawa czy korzystasz już z którejś z wymienionych taktyk działania, a możesz wdrożyłaś do swojej codziennej pracy inne sposoby na produktywność, których nie ujęłam na liście.
Pobierz notatkę wizualną klikając tutaj?
Anna Libera – Koordynator projektów w Focus on Results
