Sposób na produktywność – narzędzia
Na przeczytanie tego wpisu wystarczy Ci 7 minut ?
We wpisie „Jak skutecznie zarządzać sobą w czasie” zachęcałam Cię do wykorzystania narzędzi, które ułatwią Ci pracę. Dziś zapraszam na przegląd kluczowych możliwości jakie dają Ci polecane przeze mnie narzędzia.
Todoist
– z nim spokojnie możesz planować, tworzyć listy i prowadzić projekty. Skorzystać z funkcji przypomnienia by wrócić do zadania w zaplanowanym czasie. Używając tego narzędzia możesz zapisywać zadania, kategoryzować, tworzyć checklisty, projekty, dzielić projekty z innymi i integrować dane działania z Kalendarzem Google, ustalać cele w oparciu o system motywacji i oznaczać priorytety.
#wskazówka
Jeśli poszukujesz narzędzia, które będzie wspierać Twój poziom motywacji do wykonania poszczególnych zadań dzięki wyznaczaniu celów i punktom przyznanym za ich osiągnięcie, a ponadto uwzględni w punktacji tylko okresy kiedy pracujesz, a pominie czas urlopu, to Todoist będzie dobrym wyborem. W tym celu skorzystaj z zakładki „Produktywność” i sprawdź punkty „Karmy”.
Evernote
– tworzenie, gromadzenie notatek oraz katalogowanie przydatnych informacji w tym narzędziu to bułka z masłem, a jego funkcje pozwalają osiągnąć wysoki komfort pracy. Wśród kluczowych zalet możemy wyróżnić jego dostępność dla każdego z urządzeń pod warunkiem posiadania dostępu do Internetu. Skorzystaj z niego w trakcie czytania wartościowych artykułów, które chcesz zapisać, gromadzenia zdjęć, wycinków stron internetowych – narzędzie ma funkcję wycinania wybranej ilości tekstu – fragmentu, bądź całości zgodnie z preferencjami. Możesz kategoryzować, grupować (nadawać tagi) i z łatwością wrócić do notatek korzystając z wyszukiwarki, fragmenty tekstu odnajdziesz nawet w przypadku gdy są zapisane pismem odręcznym bądź w formie zdjęcia!
#wskazówka
Ta aplikacja będzie strzałem w dziesiątkę jeśli chcesz zbierać potrzebne treści z Internetu, gromadzić pliki bądź przeszukiwać odręczne notatki – dostęp do treści w jednym miejscu, z każdego miejsca na Ziemi to wspaniały atut.
Trello
– proste i łatwe w użytkowaniu narzędzie, które umożliwi Ci pracę nad projektami z wykorzystaniem tablic dedykowanych danym projektom bądź konkretnym członkom zespołu. W tym narzędziu podejrzysz nad czym trwają prace, kto się nimi zajmuje i jaki jest postęp w ich wykonaniu. W tym narzędziu możesz m.in. pogrupować zadania wg list (do zrobienia, w trakcie, gotowe itp.), zaznaczać te już wykonane, przenosić je między kolumnami, umieszczać załączniki, oznaczać osoby zaangażowane w dany proces i ustawiać datę końcową dla projektu.
#wskazówka
Jeśli potrzebujesz prostego, intuicyjnego narzędzia, które ułatwi Ci bieżącą pracę nad zadaniami – samodzielnie bądź z zespołem – to sprawdź działanie Trello.
Asana
– platforma podobna do Trello w działaniach, jednak funkcjonalność jest jeszcze większa. Jest narzędziem do zarządzania projektami i zadaniami. Używając jej możesz w przejrzysty sposób zlecać zadania.
Przejrzystość zapewni Ci uzupełnienie informacji takich jak:
– Temat zadania
– Osoba, której zlecasz zadanie
– Czas, na który ma być ono wykonane
– Dokładny opis oczekiwań, również informacja gdzie wykonany dokument powinien się znaleźć
Dokumentowanie całości pracy nad projektem w Asanie zaoszczędzi Twój czas na pisaniu zbędnych informacji o tym co już zostało wykonane i gdzie pliki zostały umieszczone. Z Asaną nie musisz polegać na pamięci – zanotujesz w niej wszystkie elementy.
#wskazówka
Skorzystaj z rozbudowanej Asany by bez przeszkód zdalnie współpracować z Zespołem korzystając z listy projektów, tablicy do przenoszenia wykonanych już zadań (jak w Trello), rozmieszczania ich na osi czasu, osadzania w kalendarzu, mierzenia postępu realizacji, dodawania załączników, komentarzy i in.
Monday
– niezwykle atrakcyjne narzędzie do zarządzania projektami i pracą zespołu. Z wykorzystaniem tego narzędzia możesz świetnie uporządkować współpracę dzięki temu, że każdy z pracowników otrzyma swoją tablicę, w ramach której będzie mógł dodawać foldery, pliki, prowadzić konwersację. Zadania możesz pogrupować zgodnie z kategoriami np. „Na teraz”, „Pomysły”, „Do zrobienia” itp. oznaczyć osoby, z którymi współpracujesz nad danym projektem, połączyć zadanie z określonym deadlinem i zsynchronizować to zadanie z kalendarzem Google. Przy każdym z zadań możesz przeprowadzić konwersację z zaproszoną do współpracy osobą, a zamieszczając komentarz w takiej konwersacji możesz oznaczyć osobę, która powinna otrzymać powiadomienie, że sprawa jej dotyczy. To narzędzie pozwala na usystematyzowanie pracy, automatyzowanie i zaoszczędzenie czasu.
#wskazówka
Marzysz o solidnym centrum dowodzenia, umożliwiające dobrą organizację pracy w firmie, które usprawni komunikację w Zespole (dzięki funkcji oznaczania i powiadamiania o oznaczeniach) i będzie wspólnym miejscem dla wszystkich ustaleń, list zadań, dokumentów, do których dostęp mają określone osoby? Jeśli tak, to skorzystaj z przejrzystego, intuicyjnego i kolorowego Monday, a uporządkujesz pracę w swojej Organizacji i mając uprawnienia dotrzesz do potrzebnych treści zamieszczonych w odpowiednich tablicach i zakładkach nawet jeśli osoba odpowiedzialna za dany plik czy link nie będzie w danej chwili dostępna.
Nozbe
– struktura pracy w Nozbe składa się z trzech głównych typów elementów: projektów, zadań (w ramach projektów) i komentarzy (zamieszczanych w ramach konwersacji by doprecyzować ustalenia dotyczące zadań prowadzonych w ramach projektów). Zakładając nowy projekt możesz określić jego cel oraz osoby zaangażowane. Przy poszczególnych zadaniach cenna jest możliwość określenia parametrów, czyli potrzebnych do jego wykonania informacji, jeśli zadanie ma deadline to zaznaczyć go możesz w kalendarzu (widoczny dla wszystkich zaangażowanych). Możesz również zamieścić przypomnienie (dla siebie) do danych zadań, które przyjdzie w ustalonym czasie w formie powiadomienia.
Dzięki komentarzom możesz ustalić szczegóły, rozpisać listę kontrolną (mniejsze kroki), dodać załączniki (np. dokumenty, zdjęcia). Dyskusja dot. zadania odbywa się w komentarzach. Odpowiedzialności są przypisane konkretnym osobom, możesz monitorować postępy, zauważyć kto nad czym pracuje. Dostajesz też powiadomienia w przypadku gdy zostaniesz wspomniany w komentarzu.
#wskazówka
Nozbe sprawdzi się jeśli z Zespołem pracujesz zdalnie – twórz w nim projekty, opisz zadania, wymień się komentarzami z Zespołem.
Kalendarz Google
– jedną z kluczowych korzyści jest dostępność tego narzędzia na każdym urządzeniu, dzięki czemu zaplanujesz zadania bądź spotkania w kalendarzu w dowolnej chwili mając urządzenie z dostępem do Internetu.
Dzięki funkcji udostępniania swojego kalendarza innym osobom można łatwo zaplanować spotkanie bądź ulokować poszczególne działania na wspólnym kalendarzu. Możesz zapraszać innych do udziału w spotkaniu, wyświetlać listę gości i podglądać kto zaakceptował zaproszenie. W narzędziu możliwe jest pracowanie na kilku kalendarzach jednocześnie, ich wyświetlanie, tworzenie, bądź współdzielenie z innymi osobami. Dzięki funkcji „Znajdź czas” błyskawicznie porównasz kilka kalendarzy i znajdziesz przestrzeń na zorganizowanie spotkania. Twój czas zaoszczędzisz także dzięki temu, że wydarzenia z gmaila zostaną automatycznie dodane do kalendarza, na komputerze i telefonie możesz otrzymać przypomnienie, a jeśli pracujesz z osobami z zza granicy to atutem będzie też funkcja dopasowania strefy czasowej.
#wskazówka
Skorzystaj z Kalendarza Google jeśli masz wiele spotkań bądź chcesz uporządkować swoją pracę w bloki czasowe, planowanie w tym narzędziu zaoszczędzi Twój czas i ograniczy wysiłek szukania wspólnych terminów.
Koniecznie sprawdź jak zmieni się Twój poziom produktywności dzięki wykorzystaniu wybranych z rekomendowanych narzędzi. Z tym przeglądem zostawiam Cię na dziś i życzę satysfakcji z pracy.?
Notatkę wizualną możesz pobrać tutaj.
Anna Libera – Koordynator projektów w Focus on Results
